La dématérialisation du bulletin de paie
Les avantages du bulletin de paie dématérialisé
Depuis le 13 mai 2009, l’employeur n’est plus soumis à l’obligation de délivrer, sous une forme papier au salarié, son bulletin de salaire, suivant certaines conditions de forme. Ce mode de remise du bulletin de salaire, bien que soulevant beaucoup de questions non encore satisfaites, présente toutefois, de nombreux avantages autant pour l’employeur que pour le salarié, mais aussi pour l’environnement.
Que dit la loi ?
L’article 26 de la loi n°2009-526 du 12 mai 2009, en modifiant la loi L3243-2 du Code du travail, donne désormais la possibilité aux employeurs de remettre à leurs salariés des bulletins de salaire, sous une forme électronique ou dématérialisée, sous conditions :
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De la formulation par le salarié à son employeur de son accord express pour recevoir son bulletin de salaire sous une forme dématérialisée ;
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et de la garantie par l’employeur de l’intégrité et la fiabilité des données figurant sur le bulletin de paie dématérialisé
En profitant de cette nouvelle disposition légale, l’employeur se doit de tout mettre en œuvre pour respecter les mêmes obligations qu’avec la méthode traditionnelle de remise, sous la forme papier, à savoir : la possibilité d’apporter la preuve de la remise effective du bulletin de salaire à l’employé et l’archivage sécurisé des bulletins de paie dématérialisés sur une période de 6 ans. Afin de garantir l’intégrité des documents, la norme Afnor Z42-025 prévoit le “scellement numérique” : hachage, signature numérique et horodatage, ainsi que les modalités de conservation des données dans un espace sécurisé : le « coffre-fort numérique ».
Les avantages pour l’employeur
Pour l’employeur, le bulletin de paie électronique permet de rendre son processus de paie plus efficient, c’est-à-dire l’optimiser tout en réduisant les coûts et les risques. En effet, l’employeur opère un gain de temps dans la production et la consultation des imprimés tout en réalisant des économies en termes de dépenses d’impression, de distribution et d’archivage des bulletins. A ces économies directes, s’ajoute un profit caché, par la possibilité d’allouer les heures de travail gagnées à l’exécution d’autres tâches par les employés du service des ressources humaines.
En outre, la dématérialisation du bulletin de paie achève l’informatisation complète des processus de paie, car les étapes de calcul et d’enregistrement de la paie étaient déjà automatisées. Elle limite par conséquent les risques d’erreur et de manipulation de données.
Enfin le coût de mise en œuvre d’une politique de dématérialisation n’est pas exorbitant et le délai de récupération du capital investi de 18 mois seulement.
Les avantages pour l’employé
Pour le salarié, un bulletin de paie dématérialisé est mieux protégé contre les dégradations physiques et le vol. les opportunités de conservation se trouvent élargies et la duplication, ainsi que la disponibilité deviennent plus aisées. En effet, il est possible de conserver votre bulletin sur un serveur en ligne (votre boîte email ou un coffre virtuel personnel) et de le consulter n’importe où ou le dupliquer, autant que vous le voulez, en vous connectant ou en l’imprimant.
Les avantages écologiques
Pour la société, la dématérialisation est sans nul doute d’un gain écologique considérable, car l’économie de papier équivaut à la préservation de l’environnement par la diminution de la consommation du bois, nécessaire à la fabrication du papier. En outre, cette dématérialisation ouvre la voie à de nouveaux services pour la gestion de celui-ci, comme l’archivage électronique sécurisé. Enfin, à la longue, elle peut permettre des gains de temps énormes dans les opérations administratives ou commerciales qui requièrent l’utilisation d’un bulletin de paie.